Relatórios de vendas no WhatsApp delivery: passo a passo

Escrito por: Daniel Frageri, CEO, Brendi

Principais lições deste artigo

• Relatórios manuais via WhatsApp Business consomem tempo e geram erros com facilidade, principalmente acima de 20 pedidos por dia.

• As métricas essenciais são volume de pedidos, ticket médio, taxa de conversão e tempo de atendimento.

• O WhatsApp Cloud API não oferece relatórios financeiros nativos, por isso é necessário usar uma plataforma externa para capturar e organizar os dados.

• Plataformas integradas como a Brendi automatizam a coleta de pedidos e geram dashboards em tempo real, o que elimina planilhas e exportações manuais.

• Para implementar relatórios automáticos e fortalecer o canal próprio do seu restaurante, cadastre-se na Brendi.

Antes de começar

Este guia exige uma estrutura mínima para funcionar na prática.

É necessário ter:

• WhatsApp Business ativo e conectado ao número do restaurante

• Histórico de conversas acessível, pelo menos dos últimos 30 dias

• Uma planilha ou sistema para registrar os dados extraídos, opcional no processo manual e obrigatório para manter consistência

Se o restaurante já usa uma plataforma integrada como a Brendi, a extração de dados é automática. Os passos manuais abaixo servem apenas como comparação.

Visão geral do processo

Relatórios de vendas a partir do WhatsApp delivery seguem dois caminhos principais.

• Extração manual: exportar conversas, contar pedidos e calcular métricas em planilha. Esse método funciona para volumes baixos, mas consome tempo e aumenta o risco de erro.

• Plataforma integrada: o sistema captura pedidos automaticamente, armazena os dados e gera dashboards sem intervenção humana. Esse modelo atende operações que precisam de consistência e escala.

O WhatsApp Cloud API não oferece relatórios financeiros prontos. Os dados de vendas são capturados por webhooks e armazenados em um sistema externo. Sem uma plataforma integrada, o processo de relatório tende a ser manual ou semi-manual.

Passo 1: identificar as métricas essenciais

Relatórios úteis começam com clareza sobre o que medir.

Especialistas em gestão de restaurantes recomendam escolher entre 10 e 15 KPIs centrais e definir cada um em uma frase. Isso garante que toda a equipe use os mesmos conceitos.

Para o canal próprio via WhatsApp, quatro métricas são prioritárias:

Métrica	Definição	Por que importa	Como calcular
Volume de pedidos	Número total de pedidos finalizados em um período	Mostra a demanda real do canal e ajuda a identificar picos e vales de operação	Contar pedidos confirmados no período, por dia, semana ou mês
Ticket médio	Valor médio por pedido finalizado	Quedas no ticket médio podem indicar problema de mix ou ausência de upsell	Faturamento total dividido pelo número de pedidos no período
Taxa de conversão	Percentual de contatos que viram pedido finalizado	Mostra a eficiência do atendimento e do cardápio digital em transformar interesse em venda	(Pedidos finalizados dividido pelo total de conversas iniciadas) multiplicado por 100
Tempo de atendimento	Tempo médio entre a primeira mensagem do cliente e a confirmação do pedido	Médias gerais escondem atrasos nos horários de pico, por isso a análise por período do dia é essencial	Somar o tempo de cada atendimento e dividir pelo número de atendimentos no período

Dica prática: comece medindo apenas volume de pedidos e ticket médio. Depois de 30 dias com esses dois números consistentes, a interpretação das demais métricas fica mais simples.

Erro comum: incluir pedidos cancelados ou não finalizados no cálculo do ticket médio. Essa prática reduz o valor artificialmente e leva a decisões equivocadas sobre precificação e mix.

Atenção: uma média geral de tempo de atendimento pode parecer aceitável e ainda assim esconder perdas nos horários de pico. Sempre segmente essa métrica por faixa horária.

Passo 2: extrair relatórios manualmente do WhatsApp Business

O WhatsApp Business permite exportar o histórico de uma conversa em formato de texto .txt.

O caminho é simples: abrir a conversa, tocar nos três pontos no canto superior direito, selecionar “Mais” e depois “Exportar conversa”. O arquivo gerado reúne todas as mensagens com data e hora.

Com o arquivo exportado, o processo manual segue estas etapas:

1. Abrir o arquivo em um editor de texto ou planilha

2. Identificar as mensagens que confirmam pedidos, que costumam trazer itens, endereço e forma de pagamento

3. Registrar data, itens pedidos e valor de cada pedido em uma planilha

4. Calcular o total de pedidos, o faturamento e o ticket médio do período

Resultado esperado: uma planilha com pedidos por data, valor unitário e total acumulado. O processo leva entre 30 minutos e 2 horas por semana, conforme o volume de conversas.

Erro comum: exportar apenas uma conversa de grupo ou um único contato. Restaurantes que atendem por múltiplos números ou grupos precisam exportar e consolidar todos os históricos separadamente, o que aumenta o tempo e o risco de inconsistência.

Passo 3: usar WhatsApp Business API ou ferramentas nativas para relatórios básicos

Restaurantes que desejam eliminar o trabalho manual podem avançar para soluções via API.

O WhatsApp Business Platform oferece webhooks que capturam eventos de mensagem e pedido em tempo real. Esses dados seguem para sistemas externos que constroem os relatórios.

Esse modelo traz algumas limitações importantes:

• A API não gera relatórios financeiros nativos. Todo o processamento de dados de vendas precisa ocorrer em outro sistema, o que exige desenvolvimento técnico ou contratação de uma plataforma pronta.

• O acesso à API depende de aprovação do Meta e de configuração técnica, etapa que costuma ficar fora do alcance da maioria dos donos de restaurante sem suporte especializado.

• Sem um sistema que consolide os dados capturados, os webhooks apenas transferem informação bruta, sem transformar em relatório.

Para restaurantes com volume relevante, a API é o caminho adequado, desde que uma plataforma faça a captura, o armazenamento e a visualização dos dados.

Como extrair relatório do WhatsApp

O passo a passo abaixo mostra o caminho nativo de extração de histórico.

1. Abrir o WhatsApp Business no celular

2. Acessar a conversa do cliente ou do grupo de pedidos

3. Tocar nos três pontos no canto superior direito da tela

4. Selecionar “Mais” e depois “Exportar conversa”

5. Escolher se vai incluir ou não as mídias, como fotos e áudios

6. Enviar o arquivo para o e-mail ou salvar no armazenamento do celular

7. Abrir o arquivo .txt em uma planilha e filtrar as mensagens que contêm pedidos confirmados

8. Registrar data, itens e valor de cada pedido para calcular as métricas do período

Limitação importante: esse processo extrai apenas o histórico de texto de uma conversa por vez. Não existe exportação consolidada de múltiplas conversas, cálculo automático de métricas ou atualização em tempo real. Acima de 20 pedidos por dia, o processo manual tende a se tornar inviável sem uma plataforma integrada.

Passo 4: implementar uma solução automatizada

Operações com maior volume de pedidos precisam reduzir o trabalho manual com dados.

A Brendi resolve esse ponto ao importar pedidos automaticamente do WhatsApp e do cardápio digital, sem exportação manual ou planilhas. Os relatórios são gerados em tempo real e organizados em dashboards acessados pelo navegador.

A Brendi organiza os dados em cinco categorias de relatório, cada uma ligada a uma pergunta operacional específica: vendas, produtos, feedbacks, atendimento e fechamento do dia.

• Relatório de vendas: histórico por período, separação por canal como WhatsApp, cardápio digital e disparo inteligente, ticket médio e tendências.

• Relatório de produtos: visão em quatro quadrantes que destaca produtos campeões, itens promissores e itens que precisam de revisão.

• Dashboard de feedbacks: nove pilares operacionais com notas médias e alertas críticos em tempo real.

• Relatório de atendimento: tempo médio de primeira resposta, mensagens enviadas pela IA e tempo economizado em atendimento humano.

• Relatório de fechamento do dia: entregas por motoboy e resumo geral de pedidos.

O setup é feito em até 24 horas, com importação direta das configurações do iFood, como cardápio, horários e áreas de entrega. A mensalidade é variável e cresce junto com o faturamento do restaurante, sem multa de cancelamento.

A plataforma já reúne mais de 6 mil clientes ativos, que juntos faturaram R$ 1 bilhão e finalizaram mais de 20 milhões de pedidos.

Configure relatórios automáticos na Brendi e teste grátis por 15 dias.

Como avaliar se o processo está funcionando?

Um bom processo de relatório precisa gerar valor prático para a operação.

• Tempo gasto para gerar o relatório semanal: se o processo ainda leva mais de 30 minutos, vale revisar o fluxo ou automatizar etapas.

• Frequência de atualização dos dados: relatórios atualizados apenas uma vez por semana reduzem a capacidade de reação a problemas operacionais.

• Capacidade de responder perguntas básicas rapidamente: questões como “qual foi o produto mais vendido ontem?” e “qual o ticket médio desta semana?” precisam de resposta imediata, sem depender de planilhas complexas.

• Consistência entre períodos: variações grandes sem explicação clara indicam falhas no método de coleta.

Ajustes e uso dos dados no dia a dia

Relatórios consistentes permitem decisões operacionais mais precisas.

• Identificar picos de demanda: o volume de pedidos por faixa horária orienta a escala da equipe e o tempo de preparo antes dos horários críticos.

• Reconhecer produtos campeões: itens que concentram boa parte do faturamento merecem atenção em fotos, descrição e destaque no cardápio digital.

• Detectar oportunidades de recuperação: clientes que pararam de pedir e carrinhos abandonados no cardápio digital aparecem apenas quando os dados estão estruturados.

• Ajustar a frequência dos relatórios ao volume: restaurantes com menos de 30 pedidos por dia podem trabalhar com relatórios semanais, enquanto operações maiores se beneficiam de acompanhamento diário.

Próximos passos

Depois de estruturar os relatórios, o passo seguinte é automatizar o que ainda depende de planilhas.

Essa automação inclui o atendimento no WhatsApp, os disparos inteligentes para clientes recorrentes e inativos e a geração dos próprios relatórios.

Além do canal próprio, o AiChef, produto do ecossistema Brendi, amplia a descoberta de restaurantes. Consumidores pedem comida pelo WhatsApp conversando com IA, informam preferências e restrições e avançam até o pagamento no mesmo fluxo. Restaurantes podem se cadastrar gratuitamente para serem recomendados nessa experiência e, no início, receber três meses de Brendi grátis.

Comece a estruturar seu canal próprio com relatórios automáticos e cadastre-se na Brendi.

Perguntas frequentes (FAQ)

Quanto tempo leva para configurar a Brendi e começar a receber relatórios automáticos?

Como mencionado anteriormente, o setup leva até 24 horas. O processo começa com o preenchimento de um formulário, segue com a importação automática das configurações do iFood, incluindo cardápio, horários de funcionamento, taxas de entrega e perfil da loja, e termina com a conexão do número de WhatsApp e da impressora de cozinha. A partir do primeiro pedido recebido, os dados já alimentam os dashboards automaticamente, sem necessidade de planilhas ou exportações manuais.

Qual a diferença entre usar o WhatsApp Business nativo e uma plataforma como a Brendi para relatórios?

O WhatsApp Business nativo não gera relatórios de vendas. A única opção é exportar o histórico de conversas em texto e processar tudo manualmente em uma planilha, o que consome tempo, gera erros e não acompanha o crescimento do volume de pedidos. A Brendi captura os pedidos automaticamente, armazena os dados em tempo real e organiza tudo em dashboards com volume de pedidos, ticket médio, desempenho por produto, taxa de conversão e tempo de atendimento, sem intervenção manual do dono ou gerente.

A Brendi funciona junto com o iFood ou preciso sair do marketplace?

A Brendi funciona de forma complementar ao iFood. A maioria dos restaurantes que usa a plataforma continua presente no iFood. A diferença é que, com a Brendi, o restaurante passa a ter um canal próprio estruturado, sem as taxas de marketplace, que podem chegar a quase 30 por cento por pedido. O canal próprio dá ao restaurante controle sobre o relacionamento com o cliente, do primeiro contato ao pós-venda. A Brendi também importa as configurações do iFood durante o setup para facilitar a transição.

Preciso de uma equipe técnica para interpretar os relatórios da Brendi?

Não. Os dashboards da Brendi são pensados para donos e gerentes de restaurante. As informações aparecem de forma visual e direta, com produtos organizados em quadrantes, ticket médio por período, volume de pedidos por canal e alertas operacionais em tempo real. A ideia é que qualquer pessoa que opera o restaurante consiga responder perguntas básicas, como qual produto mais vendeu ontem ou qual o horário de maior demanda, sem abrir planilhas ou interpretar gráficos complexos.

Posso cancelar a Brendi se não tiver resultado?

Sim. A Brendi opera sem multa de cancelamento e sem contrato de fidelidade. O restaurante pode encerrar a assinatura a qualquer momento, sem burocracia. A mensalidade é variável e baseada no faturamento, então o restaurante paga mais apenas quando fatura mais. Antes da assinatura, existe um período de teste gratuito de 15 dias para avaliar a plataforma na prática, com acesso completo às funcionalidades, incluindo os relatórios automáticos.